Una rápida y exhaustiva sensación de las COOPACs son
las que el usuario o poblador común tiene de la misma, generalmente de
compararla con un Banco, Caja Municipal, Caja Rural o Edpyme; por cierto la
amplitud de manejo gerencial en ese tipo de organizaciones tiene muchas
ventajas sobre nuestras organizaciones autogestionarias. En mi trajinar por
diversas COOPACs, siempre ha existido una suerte de “Falta de comunicación
eficaz”, tal vez por la endeble organización y mas que todo por que la cualidad
de libertad de apertura en el ingreso de asociados tiene su mística para todo
tipo de persona, sea cual fuere su profesión u oficio. En un país como el
nuestro donde el factor de “consumismo” se ha apoderado en todas las esferas,
surte un efecto nocivo que desde nuestra niñez y juventud se busca “facilismo”
y ello nos conduce a que pocos tengamos la suerte de pensar en el factor
“productivo”. Surge entonces la necesidad de iniciar una “comunicación eficaz”
el que debe ser entre los Directivos, Colaboradores, Socios y Comunidad; para
esto se tiene que llevar a cabo una planificación y ejecución de programas de
coordinación con los diversos actores, a fin de proporcionarles la información continua
de los planes de la COOPAC, y esta debe ser una práctica para cualquier empresa
moderna, si tiene claro su funcionamiento correcto, ahora lo contrario
significará llevar a malos entendidos y que finalmente tendrán su efecto en los
resultados de gestión. Es aquí cuando insertamos la terminología AMBIENTE
PSICOLOGICO AGRADABLE (Técnica APSA), que en buena cuenta es “coordinación” “arte”
“habilidad” “destreza” “maestría” “oficio” “técnica” “práctica” “experiencia”
“talento” “genio” “capacidad” “orden", etc., en síntesis:”ARTE+CIENCIA”=
“LIDERAZGO” pero dirigido a la mejora sustancial del factor humano y por ende
para lograr la eficacia y eficiencia organizacional. Por ello podría resumirse
en los siguientes aspectos:
a) La comunicación y coordinación interna es la base
sustancial para una COOPAC eficaz que funciona exitosamente.
b) Los Directivos y Funcionarios de alta jerarquía
debe estar dispuestos a compartir información y
c) El contacto frecuente entre Directivos,
Ejecutivos, Funcionarios y Trabajadores es la clave para el desarrollo
corporativo.
Si deseamos promover una cultura comunicativa
externa y positiva, es decir promover el nuevo discurso cooperativo, entonces
es necesario lograr la misma en forma interna primero. Esto es vital y debe ser
coherente en todo el proceso de comunicación, así logramos unidad de criterio
maximizado, en base a sus principales gestores de audiencia u “oyentes”: el
cliente interno (Colaboradores, directivos, funcionarios, ejecutivos) y el
cliente externo (socios, usuarios en general y la comunidad en su conjunto),
estos detalles nos conducen a mantener la credibilidad y por tanto “la imagen
que ofrece nuestra COOPAC”, es decir las buenas relaciones corporativas
empiezan por dentro. Si fallamos generan: inactividad, ineficiencia, baja
moral, restricción en la producción, falta de identidad, alta rotación, “vacas
sagradas”, “protección sin justificación y por caprichos directivos”, “caprichos
de gerentes improductivos”, “colusión de gerentes y directivos que miran el
pasado como parte de su justificación de no hacer nada en gestión”, “se vulnera
y malogra la imagen ganada”, entre otros, que afectan negativamente los
resultados en general.
Durante las experiencias de trabajo realizadas en
diversas COOPACs, a fin de evaluar sus Manuales de Organización y Funciones, he
podido encontrar algunos puntos críticos:
1) La mayoría de ejecutivos, trabajadores,
funcionarios, etc., desean una comunicación cara a cara con los Directivos de
las mismas
2) Cuando los Directivos no tienen comunicación
satisfactoria, los subalternos perciben a los mismos como fuera de su alcance,
y por tanto como negativos y
3) Los Colaboradores se muestran muy críticos por la
negatividad de los cuerpos Directivos a escuchar y concederles un seguimiento a
sus ideas.
El término APSA debe ser hoy una especie de moda
continuada y consecutiva a nivel de las COOPACs, pues siendo el “Capital
Humano” el valor mas preponderante en la misma, debe dotársele de todos y cada
uno de los factores para lograr su plena satisfacción en el trabajo, es duro y
difícil iniciar el “cambio positivo” pues se trata de conductas individuales
que luego van a ser tratadas y tomadas a nivel de la Cultura Empresarial de
cada entidad de tipo cooperativo, pues aunque digamos llevar la misma
nominación no existen dos cooperativas iguales, sus sistemas son diferentes y
distintos la una de la otra. Corroboro esta realidad cada vez que asisto a
diversas cooperativas y noto algunos factores críticos que son el cuello de
botella para lograr eficacia y eficiencia de gestión, justamente porque hay una
falta de liderazgo objetivo por parte de los conductores de las mismas, es
decir en el corto plazo debemos promover liderazgo gerencial horizontal en cada
una de nuestras instituciones, sin el temor a que quien haga bien, sino mas por
el contrario debemos sumarnos a hacer cada día lo mejor para el bienestar y
liderazgo cooperativo.
Tendencias que Afectan la Comunicación
con los Colaboradores.
• Externalización de las Comunicaciones. Hay
una gran tendencia a externalizar funciones y servicios tradicionalmente
considerados “propios”. Cuando encargamos la comunicación interna de nuestra COOPAC
a un externo o tercero, corremos el grave riesgo de que se extralimite la misma
y empeore tanto cuantitativa como cualitativamente. La comunicación con los Colaboradores
debe tener un papel importante y primordial en la función de comunicación
corporativa.
• Naturaleza Cambiante del Cliente o Público Interno.
Los jóvenes Colaboradores de hoy son más ambiciosos; hay un mayor número de
mujeres, y todos, sin duda, demandan mayor sinceridad y sencillez en las
comunicaciones.
• Énfasis en la Comunicación “Cara a Cara”.
El empleado valora más las reuniones de pequeños grupos para establecer
contacto directo que a través de otros medios indirectos. Cuando se utiliza
este método, la percepción de la empresa por parte del empleado suele mejorar,
muchas veces se suele ir por lo informal, con la intención de buscar la
medición de un buen termómetro del clima laboral, convirtiéndolo poco a poco en
formal-legal, cuestión que es un indicador que los Colaboradores deben ser los
aliados estratégicos de las COOPACs.
Principios
Básicos y Comunicación Efectiva con los Colaboradores.
Una buena comunicación bilateral entre la Gerencia
y/o Directiva y los Colaboradores debe estar basada en los siguientes
principios:
a) La Gerencia y Directiva deben estar realmente
dispuestos a compartir información con los Colaboradores, sin temores de ningún
tipo.
b) La comunicación debe estar reforzada con mensajes
escritos para evitar la distorsión del significado.
c) Los mensajes deben ser expresados en palabras sencillas
y llanas, de acuerdo con el nivel de educación de los Colaboradores.
d) La información debe ser oportuna.
e) La repetición es esencial en las buenas
comunicaciones.
f) La información debe ser comunicada en pequeñas
dosis.
g) Es importante utilizar métodos audiovisuales que
refuercen la comunicación oral.
h) Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente,
sino incluir hechos verídicos.
Estrategias
para Mantener o Mejorar la Comunicación con los Colaboradores.
Las estrategias de comunicación interna dependen
absolutamente de la política de comunicación de la dirección general, los que
deben estar alineados hacia la visión de la COOPAC, de tal manera que sus
estrategias y su planificación realizada se encuentre en función de los
objetivos que se quieran alcanzar, partiendo del principio de que el Colaborador
- Empleado es el primer cliente interno y público de la empresa. Para hacer
comunicación interna realista y consistente la política de la empresa debe
seguir una línea de gestión basada en los subsistemas técnico, humano y
organizativo.
Hoy cuando se habla de GSC (Gestión Social
Corporativa) el primer paso para establecer un buen sistema de comunicación con
los Colaboradores es investigar sus actitudes, de modo que podamos medir su
competitividad, conocimientos, destrezas y habilidades, pues se podrá ejecutar
mediante entrevistas personales (o encuestas si el número de Colaboradores es
muy grande), se recopilan sus opiniones respecto a la organización, la
Gerencia, los Directivos y sus técnicas de comunicación. Después de tener estos
datos, se puede tener una idea clara sobre los mejores medios a utilizar.
La comunicación con los Colaboradores se puede
realizar de forma oral, impresa o gráfica. Todos estos medios pueden ser
utilizados simultáneamente. Los nuevos medios electrónicos ofrecen una
versatilidad, funcionalidad y facilidad en la comunicación que hacen
imprescindible su uso virtual hoy en día.
La comunicación oral es sumamente efectiva y
económica para dar a conocer a los Colaboradores asuntos que afectan al
desempeño de su trabajo. Las conversaciones informales entre superiores y
subordinados pueden ayudar a superar rápidamente los inconvenientes propios de
cualquier sistema organizado. Los ejecutivos medios y los supervisores son los
canales más importantes en la comunicación entre la Gerencia y/o Directorio y
los Colaboradores.
Algunas empresas siguen utilizando sus sistemas de
megafonía para transmitir con rapidez una información importante, sin retirar a
los Colaboradores de sus tareas.
Las reuniones de departamento (compuestas por Mandos
y Colaboradores) dan una oportunidad de comunicación directa a los ejecutivos
para dar explicación a todos los Colaboradores sobre nuevos productos,
políticas o problemas internos.
La intranet
personaliza el milagro de las nuevas tecnologías, ofreciendo cada vez más
soluciones para todos los aspectos de una empresa, la comunicación es uno de
ellos, quizá el más beneficiado. La intranet es, sin riesgo a equivocarnos, un
soporte y una herramienta para las organizaciones como nunca antes hubo otra
igual. Y esto hay que aprovecharlo. La intranet debe ser hoy en día el lugar de
encuentro entre todos los actores que forman parte de la actividad empresarial:
empresarios, directivos, trabajadores, proveedores, etc. Muchas empresas usan
su intranet para mantener informado a sus Colaboradores sobre las actividades
de la organización colgando videos explicativos. También suele usarse para
anunciar nuevas políticas o planes, para almacenar y poner a disposición de los
Colaboradores documentos o procedimientos de interés, gestionar todo lo
referente a la actividad de la empresa, para alojar fax newsletters, sala de
prensa virtual (incluyendo notas de prensa, calendario de eventos, logos e
imágenes, blogs, foros…), etc.
Por otro lado, la comunicación gráfica e impresa carece
del enfoque, la flexibilidad y retroalimentación que proporciona la
comunicación oral. No obstante, pueden servir para llevar un mensaje a un mayor
número de personas en menor tiempo a un costo relativamente menor.
El manual de bienvenida es uno de los primeros
contactos del empleado con la empresa y el más tangible de ellos, el cual debe
estar inserto en el Código de Conducta y Ética. De este manual dependerá, en
gran parte, la opinión que se forme el empleado sobre la organización. El
contenido del mismo variará de acuerdo a cada empresa, pero en sentido general
proporcionará informaciones básicas de la compañía, tales como historia,
misión, visión, objetivos y políticas generales, así como orientación al
empleado sobre su trabajo.
Las cartas o publicaciones de la Gerencia o Alta
Dirección a los Colaboradores se usan para tratar asuntos importantes de la
COOPAC. Estas pueden incluir notas sobre cambios en el Colaboradores,
direcciones, teléfonos, etc. Hoy en día el e-mail está sustituyendo al formato
de correo tradicional.
Los boletines informativos, revistas o periódicos de
la organización facilitan un mecanismo de comunicación bilateral, pues conceden
a los Colaboradores la oportunidad de expresar sus opiniones y puntos de vista.
Tiene una vida prolongada, gran interés de lectura, proporciona espacio para
historias completas y combate los rumores. Estas publicaciones, en muchos
casos, sirven como elemento de comunicación con públicos externos, por lo que
debe ser supervisado por el departamento encargado de comunicación tanto como
por el Comité de Educación.
El informe financiero anual interno sirve para
informar a los Colaboradores sobre las finanzas de la empresa y explicar su
situación económica. Por tanto, exige de un proceso de decisión firme de la Directiva
para compartir una información sumamente delicada como es la situación financiera
y económica de la COOPAC, por lo que debe ser veraz y libre de análisis
subjetivos.
Por último, el tablón de anuncios o panel
informativo se usa para informar sobre asuntos corporativos y otros temas de
interés de los Colaboradores (políticos, sociales, económicos, de salud,
deportes). Estas informaciones se obtienen de folletos o publicaciones
periódicas, los murales se colocan en puntos de fácil acceso a los Colaboradores,
es en la práctica el editorial de la COOPAC, por lo que su contenido debe
mostrar la transparencia y seguridad de la información pertinente.
Concluyendo debo decir que EL CAPITAL HUMANO es el
verdadero motor de cambio para cualquier empresa, las COOPACs no escapamos a
esa realidad, pues vivimos dentro del mundo globalizado y en un mercado de alta
competencia, por lo que se hace necesario e imprescindible mayor nivel de
aprendizaje en la velocidad requerida, este indudablemente no solo debe estar
dirigido a los Colaboradores o Funcionarios exclusivamente, sino también a los
Directivos, Delegados, Socios y Comunidad, en sana práctica de la Regla de Oro
del Cooperativismo: “La Educación Cooperativa” COMO LA MEJOR ARMA PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL MOVIMIENTO COOPERATIVO PERUANO.
